Septiembre empieza en agosto: prepara tu comunicación antes de que comiencen las reuniones importantes.
Septiembre llega de golpe. Una semana estás en modo de verano. A la siguiente, el calendario se llena de reuniones importantes, presentaciones para dirección, proyectos internacionales, conversaciones con clientes y decisiones que han estado esperando desde julio.
Si algunas de esas situaciones ocurren en inglés, agosto es un buen momento para hacer una pregunta práctica: ¿Qué conversaciones ya sabes que necesitas manejar bien?
Prepara tu comunicación en inglés antes de que llegue la presión
La mayoría de las situaciones de comunicación profesional más importantes no son sorpresas completas. Puede que no sepas exactamente qué va a pasar en la sala, por lo general sabes dónde van a estar los puntos de presión.
Quizás estés presentando una nueva propuesta a dirección. Estás asumiendo un rol internacional más importante. Un proyecto importante se reinicia en septiembre. Te estás reuniendo con partes interesadas de varios países. O hay una conversación que has estado posponiendo y sabes que tendrá que ocurrir.
Comienza a prepararte mucho antes de la semana de la reunión.
Cuanto antes identifiques las situaciones que importan, más tiempo tendrás para trabajar en la comunicación, no solo en el contenido.
Empieza con las situaciones que ya están en tu calendario
Mira septiembre antes de que empiece septiembre.
¿Qué reuniones, presentaciones o conversaciones tienen mayor visibilidad o consecuencias que tu comunicación diaria normal?
Pueden incluir:
- Una presentación para dirección o una junta directiva
- Una reunión de inicio de proyecto con un equipo internacional
- Una reunión importante con un cliente
- Una presentación de resultados, recomendaciones o una nueva estrategia
- Una reunión en la que necesitas defender una propuesta
- Una conversación difícil con un colega, subordinado o parte interesada
- Una nueva responsabilidad de liderazgo que requiere que te comuniques con más frecuencia en inglés
- Una conferencia, un panel u otro evento de gran visibilidad
Una vez que hayas identificado esos momentos, la preparación se vuelve mucho más específica.
A partir de ahí, céntrate en la situación: la reunión, el mensaje, la audiencia y el resultado que deseas.
Saber lo que necesitas que tu audiencia comprenda
Antes de ensayar tu presentación, aclara el objetivo de la comunicación.
¿Qué necesito que la gente entienda al final de la reunión o presentación? ¿Qué decisión debe tomarse? ¿Cuál es el mensaje más importante que quiere que recuerden?
Cuando el tema es complejo, especialmente en un segundo idioma, es fácil preparar demasiada información. Eso puede hacer que el mensaje sea más difícil de transmitir y más difícil de seguir para los demás.
Intenta reducir la comunicación a unos pocos elementos esenciales:
- ¿Cuál es mi mensaje principal?
- ¿Qué sabe ya esta audiencia?
- ¿Qué es lo que realmente necesitan de mí?
- ¿Dónde es probable que los pierda?
- ¿Qué decisión, respuesta o acción estoy pidiendo?
La claridad antes de la reunión te ofrece algo sólido a lo que recurrir cuando la conversación se vuelve más espontánea.
Ensaya las partes donde es probable que aumente la presión
Leer tus notas en silencio es muy diferente a decir el mensaje en voz alta.
En el momento en que te oyes hablar, empiezas a notar cosas que no son evidentes en la página. Una frase puede ser demasiado larga. Una explicación puede ser difícil de seguir. Una transición puede resultar extraña. Puedes descubrir que la introducción que has escrito no suena natural cuando realmente la dices.
Esto es especialmente importante cuando te comunicas en inglés bajo presión profesional.
Practica la apertura
El primer minuto importa porque establece tu dirección y te da tiempo para adaptarte a la comunicación.
Saber exactamente cómo quieres empezar. Recomiendo memorizar y ensayar tu apertura para que puedas comenzar con confianza y establecer tu dirección correcta desde el primer momento. Haz lo mismo con el cierre.
Encuentra las partes difíciles antes de la reunión
No gastes todo tu tiempo de ensayo practicando las secciones que ya interpretas cómodamente.
Busca los momentos en los que seas más propenso a dudar:
- Explicar una idea compleja de forma concisa
- Pasar de una parte de una presentación a otra
- No estar de acuerdo con alguien de mayor rango
- Defendiendo una recomendación
- Interrumpir de forma adecuada cuando sea necesario intervenir
- Responder cuando alguien desafía tus suposiciones
- Volver al punto principal
Esos son los lugares donde el ensayo puede marcar la mayor diferencia.
Prepárate para la conversación en torno a la presentación
Una presentación rara vez termina con la última diapositiva.
A menudo, la comunicación más exigente comienza después, cuando alguien hace una pregunta inesperada, cuestiona una conclusión, cambia de tema o te pide que expliques algo que no habías planeado discutir.
No puedes preparar cada pregunta. Puedes prepararte para los tipos de presión que es probable que encuentres.
Piensa en:
- ¿Qué es lo que la gente es más probable que cuestione?
- ¿Qué parte de mi recomendación puede generar resistencia?
- ¿Qué información podría pedirme la alta dirección que justifique?
- ¿Dónde se me podría pedir más detalles?
- ¿Qué pregunta me gustaría menos recibir?
Practicar esos momentos te ayuda a sentirte más cómodo organizando tus pensamientos mientras hablas en lugar de depender enteramente de un guion preparado.
Para una mirada más profunda a este desafío en particular, consulte cómo responder preguntas en inglés bajo presión sin quedarse en blanco.
Ensaya el mensaje, no solo las diapositivas
Si estás haciendo una presentación, conocer tus diapositivas no es lo mismo que saber cómo vas a comunicar el mensaje.
Es posible que hayas pasado horas mejorando la presentación mientras dedicabas muy poco tiempo a ensayar lo que vas a decir en realidad.
Ensaya con la presentación real.
Nota dónde te apresuras. Escucha los momentos en que tu voz se vuelve más monótona o menos segura. Comprueba si estás enfatizando las ideas que más importan. Presta atención a si estás explicando la diapositiva o comunicándote con las personas en la sala.
Grábate como parte de tu preparación. El video te permite ver lo que otras personas ven y escuchar lo que escuchan, en lugar de depender únicamente de cómo se sintió la presentación desde tu propia cabeza.
Prepárate para participar, no solo para presentar
Parte de la comunicación profesional más importante ocurre en reuniones en las que no eres el presentador.
Quizás necesites contribuir más activamente con los colegas sénior. Debes expresar tu punto de vista antes de que la conversación avance. Necesitas estar en desacuerdo de forma diplomática. O necesitas explicar un asunto complejo sin tener cinco minutos para organizar tus pensamientos primero.
Antes de una reunión importante, piensa en la contribución que quieres hacer.
- ¿Cuáles son los dos o tres puntos que quizás necesites plantear?
- ¿Dónde podría necesitar intervenir?
- ¿Qué preguntas quieres hacer?
- ¿Qué posición es posible que tengas que defender?
No se puede guionizar una conversación en vivo, pero se puede entrar en ella con mayor claridad sobre lo que se quiere aportar.
Aprovecha las semanas previas a una reunión importante para ensayar la situación real.
Si ya sabes que se acerca una presentación importante, una reunión de liderazgo o un proyecto internacional, puedes trabajar directamente en esa situación con tu coach.
Trae la presentación, las diapositivas, los mensajes clave, los desafíos y las preguntas que te preocupa que te hagan. Luego, ensayemos la situación juntos.
Puedes trabajar en la estructura del mensaje, en cómo explicas ideas complejas, en tu tono y ritmo, en los momentos en los que pierdes claridad, en cómo respondes a las preguntas y en lo que sucede cuando tienes que alejarte del material preparado.
El objetivo es prepararse para la situación real antes de tener que manejarla bajo presión.
Para los profesionales que descubren que su autoridad o presencia habitual cambia cuando pasan a otro idioma, Cómo desarrollar la presencia ejecutiva en un segundo idioma explora ese desafío con más profundidad.
Septiembre empieza en agosto
El principio de septiembre puede resultar abrupto porque todo parece reiniciarse a la vez.
Pero muchos de los momentos importantes de comunicación que se avecinan en septiembre ya son visibles ahora.
Mira el calendario. Identifica las reuniones, presentaciones y conversaciones en las que te juegas algo importante. Decide cuáles merecen algo más que una preparación de última hora.
Entonces empieza a trabajar en la comunicación antes de que llegue la presión.
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